La transformación digital es inminente, y la facturación electrónica no puede esperar.
Se ha aprobado el Reglamento que establece los requisitos que deben cumplir los sistemas y programas informáticos o electrónicos utilizados en los procesos de facturación por empresarios y profesionales, así como la estandarización de los formatos de los registros de facturación.
«Todas las facturas emitidas, bien sean ordinarias o simplificadas, tendrán que enviarse de manera inmediata a la Agencia Tributaria asegurando así su trazabilidad, autenticidad y cumplimiento de los requisitos legales.»
Los contribuyentes sujetos al Impuestos sobre Sociedades tendrán adaptados los sistemas informáticos a las características y requisitos que se establecen en el citado reglamento y en su normativa.
En este artículo descubrirás todo lo necesario para comprender esta normativa. Hablaremos de su base legal, las fechas clave y las sanciones a las que te podrías enfrentar si no te adaptas. Además, exploraremos los beneficios de implementar este cambio.
Base legal que respalda la facturación electrónica.
Cada normativa tiene su razón de ser. ¿Qué motiva la transición hacia este sistema? Aquí te contamos los aspectos fundamentales que sustentan este cambio.
- Ley 18/2022: creación y crecimiento de empresas.
Se diseñó para establecer la facturación electrónica en todas las operaciones comerciales entre empresarios y profesionales. Busca reducir retrasos en los pagos, aportar transparencia y digitalizar las relaciones comerciales. ¿No crees que esto modernizará el mercado?
- Real Decreto 1007/2023 y el Reglamento Veri*factu
Especifica cómo deben funcionar los sistemas de facturación. Habla de trazabilidad, inalterabilidad y conservación de datos. ¿Tu sistema actual puede garantizar todo esto? Si no, será necesario actualizarlo.
- Orden HAC/1177/2024.
El 28 de octubre de 2024, se definieron detalles cruciales. Ahora, las facturas deben cumplir con un formato estándar, incluir un código QR y cumplir con estrictos plazos de conservación.
¿Cuándo será obligatorio este cambio?
Esto varía según el colectivo afectado de que se trate.
Según la Agencia Tributaria:
– Los contribuyentes sujetos al Impuestos sobre Sociedades tendrán adaptados los sistemas informáticos a las características y requisitos que se establecen en el citado reglamento y en su normativa de desarrollo antes del 1 de enero de 2026.
– El resto de obligados tributarios mencionados en el artículo 3.1., deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos que se establecen en el citado reglamento y en su normativa de desarrollo antes del 1 de julio de 2026.
– Los productores y comercializadores de aquellos SIF a los que les sea de aplicación el reglamento, en relación con sus actividades de producción y comercialización de dichos SIF, deberán ofrecer sus productos adaptados totalmente al reglamento en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial (29 de julio de 2025) que desarrolle las especificaciones técnicas de los requisitos impuestos a los SIF. No obstante, en relación con SIF incluidos en los contratos de mantenimiento de carácter plurianual contratados antes de este último plazo, deberán estar adaptados al contenido del reglamento con anterioridad a las fechas indicadas en los párrafos anteriores.
Las consecuencias de no cumplir.
¿Te has preguntado qué puede ocurrir si ignoras esta normativa?
Los riesgos son significativos y podrían impactar gravemente en tu negocio.
Podrías enfrentarte a multas que alcanzan los 50.000 euros por infracción.
En casos extremos, la actividad de tu empresa podría suspenderse temporalmente.
Además, el incumplimiento eleva la probabilidad de revisiones fiscales.
¿Vale la pena correr este riesgo?
Cambios en el software TPV de comercios, franquicias y empresas.
Te interesará saber que la normativa exige ciertas características técnicas.
Por ejemplo, las facturas deben poder rastrearse desde su emisión hasta su pago. Además, su contenido será inalterable y se conservará durante el tiempo establecido por la legislación vigente. Todo esto se logra mediante sistemas modernos y actualizados.
Software Antiguo.
El software de venta y facturación o de TPV antiguo, no es compatible con las especificaciones del Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, no puede enviar las facturas/facturas simplificadas a la Agencia Tributaria ni imprimir los códigos QR exigidos por la ley.
Nuevo Software.
Las nuevas aplicaciones de TPV y facturación, incorporarán el envío de facturas para cumplir con la Legislación, así como la impresión de un código QR en cada factura o factura simplificada.
Este software es compatible con Windows 11, este sistema requiere equipos con Hardware compatible como TPM y Arranque seguro, así como un mayor rendimiento para su correcto funcionamiento.
ACERCA DE LAS LICENCIAS DE SOFTWARE.
Más allá de la correcta gestión de la facturación electrónica, otro aspecto legal fundamental que todo negocio debe abordar con seriedad es el uso legítimo del software que sustenta sus operaciones diarias.
Haz clic aquí para descubrir las sanciones y riesgos del Artículo 270 del Código Penal.
Al hablar de operar dentro de la legalidad en el ámbito digital, como es el caso de la facturación electrónica, es fundamental comprender también las bases de cómo se adquiere y se usa legalmente el software en general. Conocer los diferentes tipos de licencias disponibles es el primer paso para asegurar el cumplimiento.
